La Evolución de los soportes documentales.
Durante prácticamente desde que el hombre comenzó a
comprender acerca de la importancia que tiene preservar su memoria, ha pasado
por un largo proceso evolutivo en el desarrollo de técnicas en las que ha
dejado su huella a través de diversos, soportes, con el fin de conservar su experiencia,
y dejar un legado a sus futuras generaciones, el soporte está evolucionando incluso
el día de hoy, la necesidad de plasmar registros sobre soporte dio el inicio
del documento. El cual comenzó en
materiales físicos, que eran muy duros, rígidos, y hasta incluso muy pesados,
desde entonces, durante miles de años, el hombre se las ingeniado para desarrollar
nuevos soportes documentales, con los
que ha podido preservar su historia, y difundir el conocimiento.
Es través de
una evolución, muy paralela a la miniaturización, en la que hoy en día, hemos
visto que los soportes documentales prácticamente han casi desaparecido.
Se trata de
la virtualidad de los soportes documentales, esto se debe a la necesidad de la
comodidad en las necesidades incluso ergonómicas han intervenido.
Al igual
que la misma tecnología, los soportes comenzaron siendo grandes pesados, y
hasta desde intransportables, hasta prácticamente invisibles.
Cada vez los
soportes fueron cambiando a ser más livianos hasta el punto de que hablamos del
documento electrónico, el documento virtual.
Podemos
decir que los primeros en registrar hechos de la historia humana fueron los
hombres de las cavernas, al dejar sus memorias grabadas en la paredes de las
cuevas, luego siglos más tarde, aprendió a elaborar utensilios y herramientas
para grabar su información sobre distintos tipos de piedra, como la caliza, el
granito, mármol, arcillas, con los siglos, descubrió que sirven las pieles de
los animales, para crear los pergaminos, el papel, hasta que llego la invención
de la imprenta. Y luego el papel mucho más liviano, fue colocándose dentro de
la historia de los archivos como el soporte que se ha colocado dentro de la
historia, como uno de los soportes de gran trascendencia, se cuenta que se fue
descubierta su elaboración en China, y desde su descubrimiento este ha tomado
mucha importancia.
El papel es
el soporte actual, en muchos lugares actualmente. Sin embargo el proceso de miniaturización
por así decirlo, está proponiendo una versión del soporte documental, el
documento electrónico, un nuevo reto para la archivística tradicional, como se había
conocido, un cambio de lo pesado e inamovible, pasando por lo pesado, tangible,
a lo liviano delgado, para finalizar en lo virtual, el documento electrónico era
algo totalmente inconcebible desde tiempos memoriales, sin embargo las tecnologías
de la información ya veían previsto esto
desde hace unas pocas décadas, estos nuevos soportes ofrecen muchas nuevas
ventajas, sin embargo también requieren ser objeto de estudio y análisis, ya
que son nuevos retos a futuro, de la Archivística Digital, la seguridad
documental, entre varios otros aspectos.
El documento
electrónico, puede nacer como electrónico desde su producción, es decir hecho
en una computadora, pero puede ser un documento original, digitalizado y autenticado adecuadamente con las normas de seguridad
digital, mediante una firma electrónica, es decir un carácter que lo hace un
documento que posee una de las principales características de un documento de
archivo, su valor probatorio, que esta siendo producido y emitido por un ente
productor, que cumple con las funciones y competencias para producir dicho documento.
En los últimos
años, las administraciones gubernamentales han acordado en sus políticas, la reducción
del uso del papel, con la nueva filosofía de cero papel, esto además de leyes
que buscan agilizar la gestión administrativa de la Instituciones Públicas, con
leyes como la Ley de Simplificación de Trámites,
entre otras normativas que buscan de manera efectiva y oportuna, reducir el
gasto administrativo y promover políticas más eficientes en la gestión publica.
La virtualidad de un documento implica mucho mas que solo digtalizarlo por medio de diversos dispositivos electrónicos como un un escanner.
Autores: Estudiantes de la carrera de Bach y Lic. en Archivitica de la Universidad de Costa Rica.
Juan Elias Regueyra Bolaños
Maureen Jimenez Barrantes.
Jueves 29 de noviembre de 2012. 4:33 PM
